El volumen no es el problema. Lo que falla es que aquello que funciona con una ficha, que es acordarse, deja de funcionar a partir de la quinta.
Te cuento cómo ordeno yo una cartera: accesos, permisos, jerarquía de clientes y sedes, procesos escritos y qué se reporta cada mes.
Los tres problemas de gestionar varias fichas de Google
Cuando una cartera se descontrola es por los mismos tres sitios, y ninguno se arregla con más horas.
El acceso. Nadie tiene la lista de quién es propietario y quién administrador de cada ficha. La agencia anterior sigue dentro, el sobrino del dueño también, y tú entraste con la cuenta de un compañero que ya no está.
El proceso. Las publicaciones, las respuestas y los cambios de horario los hace quien se acuerda, como se le ocurre ese día. Con treinta fichas, cada una va por su lado.
La vigilancia. Te enteras de que una ficha lleva un mes con el teléfono mal porque llama el cliente, no porque lo vieras tú.
Los tres aparecen juntos el día que entra un cliente nuevo y heredas fichas que no sabes cómo están. Ahí lo primero no es tocar, es mirar. Descubre más en cómo hacer una auditoría SEO local paso a paso.
Cómo organizar los accesos a varias fichas: grupos, propietarios y administradores
Google reparte el acceso al Perfil de Empresa en tres niveles.
- Propietario principal. Solo hay uno por ficha. No puede quitarse a sí mismo hasta que traspasa esa condición a otra persona.
- Propietario. Control completo: añade y quita usuarios, edita los datos y puede eliminar el perfil.
- Administrador. Antes, gestores del sitio. Editan, publican, responden reseñas y ven las estadísticas. No tocan usuarios ni quitan la ficha.
Se reparte desde los ajustes del perfil, en usuarios y acceso. Un detalle que descoloca a mucha gente: quien acaba de entrar como propietario o administrador espera siete días para quitar a otros usuarios o traspasar la propiedad principal.
Por encima de las fichas sueltas están los grupos de ubicaciones de la empresa. Google los describe como una carpeta compartida para tus perfiles, y son su alternativa a pasarse contraseñas. Se crean desde el Administrador de Perfiles de Empresa con dos perfiles o más, y el acceso se da al grupo, no ficha a ficha: alcanza también a los que entren después.
Una franquicia de lavanderías de autoservicio con catorce locales entre Alicante y Dénia llegó a mí con cinco propietarios, dos de ellos exfranquiciados que habían vendido su local. Nadie tocaba nada por si rompía algo. Tres semanas tardamos en ordenar los accesos, sin cambiar un solo dato de las fichas.
Qué nivel de permiso dar a cada persona en cada ficha
Mi regla cabe en una línea: el negocio manda, tú trabajas y tu equipo edita. En roles:
Quién | Rol | Por qué |
|---|---|---|
El cliente, dueño del negocio | Propietario principal | La ficha es suya. Si la relación se acaba, no se queda fuera. |
Tú, consultor o agencia | Propietario | Mueves a tu equipo sin esperar a que el cliente conteste. |
Tu equipo | Administrador | Edita, publica y responde. No toca usuarios ni quita la ficha. |
El encargado de una sede | Administrador de su sede | Sabe si hoy se cierra antes. No necesita ver las otras trece. |
Fotógrafo o desarrollador | Administrador temporal | Entra, hace lo suyo y sale, con fecha de salida desde el día uno. |
Dos avisos. No se pueden añadir grupos de Google como propietarios ni administradores: van cuentas, una a una. Y al quitar a alguien Google se lo comunica por correo, aunque sus respuestas y publicaciones se quedan donde están.
Ponte una revisión de accesos cada trimestre, ficha por ficha. Es la media hora más rentable del calendario.
Cómo estructurar las fichas por clientes, marcas y sedes
Aquí se atascan casi todas las agencias, porque mezclan cómo organiza Google los perfiles con cómo organizas tú tu trabajo.
Google recomienda un grupo por empresa o por marca. Si un cliente tiene dos marcas, son dos grupos, aunque pagues una sola factura. Lo que no funciona es el cajón de sastre: un grupo llamado «clientes» con ciento veinte fichas de treinta negocios. Entra alguien nuevo y le has dado acceso a todo.
El nombre de la ficha no organiza nada. Las sedes de una cadena llevan el mismo nombre, el del rótulo. Nada de «Marca Centro» o «Marca 3» si en la puerta no pone eso. Tu numeración vive en tu hoja de trabajo.
Con diez ubicaciones o más de un mismo cliente se abre otra puerta: la gestión en bloque, con hoja de cálculo para dar de alta, editar y pedir la verificación de muchas a la vez. Ojo con el matiz que tumba solicitudes cada semana: una empresa con diez sedes sí, una agencia con diez clientes no.
Montar esa jerarquía a mano acaba en una hoja que solo entiende quien la hizo. En Local Referent cada sede cuelga de su cliente y los permisos se dan a ese nivel, con el informe mensual ya separado por ficha. Dar entrada a alguien, o cerrarle el acceso, es un movimiento y no catorce.
Y en cuanto entra una cadena entera, lo primero que se atasca es la verificación, que va de una en una salvo que llegues a ese mínimo de diez. Descubre más en cómo verificar la ficha de Google Business Profile.
Procesos que hay que estandarizar al gestionar varias fichas
Un proceso escrito no es burocracia. Hace que la ficha dieciocho reciba el mismo trato que la primera. Con estos tres se cubre casi todo el mes.
Publicaciones
Google deja preparar una publicación y elegir en qué perfiles sale, así que publicar en quince fichas no son quince tareas.
El error es mandar lo mismo a las quince. Monta una plantilla con un hueco local: el mismo mensaje, una frase que cambia en cada sede y una foto distinta por local. Y decide las publicaciones del mes de una sentada, no el jueves de cada semana.
Cuidado con las caducidades. Una oferta viva en una ficha y muerta en otra queda peor que no haber publicado. Descubre más en las publicaciones en Google Business Profile.
Reseñas
Son dos procesos que se confunden todo el rato: conseguirlas y contestarlas.
Para conseguirlas, cada sede necesita su propio enlace. Compartir uno entre cinco locales es el error más caro del sector: cuatro fichas a cero y una con reseñas de gente que estuvo en otro sitio.
Para contestarlas, un plazo escrito y una hoja de tono de una página: si se tutea, si se firma, longitud máxima y qué no se dice jamás. El contexto lo pone la sede, que sabe qué pasó. La redacción, quien tiene esa hoja delante.
Las dos mitades tienen sus trampas cuando hay varios locales y varias personas pidiendo. Descubre más en cómo responder reseñas negativas y en el QR para reseñas de Google por sede y por empleado.
Cambios de horario
El horario es el campo que más dinero mueve y el que peor se lleva en cartera. Cada municipio tiene sus fiestas, y en la Costa Blanca eso descuadra media lista cada verano.
Lo que hago yo: una tanda de horarios especiales por trimestre, con el calendario local de cada sede delante y cargada de golpe. Las ediciones suelen revisarse en minutos, pero Google avisa de que pueden tardar hasta treinta días. El horario de Nochebuena no se toca el día 23.
Cómo detectar a tiempo cambios en cualquiera de tus fichas
Con una ficha, la revisión semanal son dos minutos. Con veinte es media mañana, y la primera semana con lío desaparece del calendario.
Y una ficha la toca más gente de la que crees: cualquier usuario puede sugerir cambios desde Maps, Google la actualiza por su cuenta con información de otras fuentes, y luego está todo el que tenga acceso.
Cuatro cosas lo convierten en un sistema:
- Una hoja de referencia por sede con los datos buenos: nombre, dirección, teléfono, horario y categoría. Contra eso comparas.
- Las notificaciones a un buzón común que alguien abra cada mañana, no al correo de quien llevaba la cuenta en 2023.
- Revisión por turnos. Reparte las sedes entre las semanas del mes. Ninguna debería pasar treinta días sin que alguien la mire como la ve un cliente.
- Aviso al cliente. Que se entere por ti y no por el vecino.
Saber quién tocó qué y cuándo separa revertir un cambio en diez minutos de discutirlo durante un mes. Descubre más en los cambios no autorizados en la ficha de Google.
Qué medir de cada ficha para reportar a cada cliente
El informe es donde se gana o se pierde la renovación, y donde más tiempo se tira. Con cartera la regla es corta: breve, igual cada mes y separado por ficha.
Cuatro números por sede, no catorce: llamadas, indicaciones, clics a la web y visualizaciones. Cada uno al lado del mismo mes del año anterior. Comparar octubre con agosto, aquí en la costa, no dice nada de tu trabajo.
Y tres líneas más: qué se hizo ese mes, una decisión para el siguiente con un responsable, y qué no miden esos números. Ese último punto ahorra la discusión de siempre, porque el panel no cuenta reseñas, ni escaneos, ni en qué puesto apareces.
Una cadena de cinco escuelas infantiles de Alicante me llegó con un informe que sumaba las cinco fichas en un único total. Visto así, todo iba bien. Al separarlo, cuatro subían y la del barrio nuevo llevaba siete meses cayendo, con la categoría principal mal desde la apertura. Agregado, eso no se ve.
Esos números salen del panel de rendimiento, que tiene su desfase y sus puntos ciegos. Descubre más en las estadísticas de la ficha de Google y cómo interpretarlas. Con una ficha, el informe se salva con memoria y buena voluntad. Con veinte, o está escrito el proceso o cada mes entregas una cosa distinta.
